Handleiding Comax Ubl

1. De oplossing starten

1.1 Aankoop- of verkoopdocumenten openen in Comax Split & Merge

U start Comax Ubl vanuit de Comax Split & Merge oplossing.

Open hierin de aankoop of verkoopdocumenten die u wilt omzetten naar Ubl. Dit kan door op “ADD FILES” te klikken en de documenten te selecteren uit de juiste folder of door de documenten te slepen naar het overzichtsvenster.

Open documenten in Comax Split & Merge

Openen in Comax Split & Merge

1.2 Split en/of merge uw facturen

Zodra u de documenten hebt opgeladen, kan u beginnen met ze te bewerken.

  • Klik de pagina’s aan die gesplit of samengevoegd moeten worden.
  • Een blauwe kader rond de pagina duidt aan op het begin van een nieuwe split.
  • Een rode kader geeft aan dat deze pagina niet mee opgenomen zal worden in het resultaat.
  • Indien u geen kader aanklikt rond de pagina, dan geeft u aan dat deze pagina bij de vorige split (blauwe kader) mag toegevoegd worden. De kleur van het kader verandert door op de pagina te klikken met de linkermuisknop.
  • Als u op het vuilbakje klikt op de pagina, verwijdert u de pagina.

S

1.3 Facturen omzetten naar Ubl

Om de Ubl omzetting te starten selecteert u in het linkse drop down menu ‘SELECT ACTION’ de keuze ‘SEND TO COMAX UBL”.

 

handleiding Comax Ubl

2. Comax Ubl Create (Manually check each invoice)

Indien u kiest voor COMAX ubl Create, dan toont de oplossing de eerste factuur die u kan bekijken en eventueel kan aanpassen.

Controleer nu de gegevens die rechts staan ingevuld en vul aan of pas aan. De velden met asterisk zijn verplichte velden.

Handleiding Comax Ubl 2

Handleiding Comax Ubl 3

3. Comax Ubl Auto (Automatically create Ubl files)

Indien u kiest voor Comax Ubl Auto corrigeert u de factuur niet in Comax Ubl maar meteen in uw boekhoudpakket.

Comax Ubl wordt opgestart en zet de facturen automatisch om in ubl met een gemiddelde herkenning van 86%. Eventuele aanpassingen en correcties doet u rechtstreeks in het boekingsvoorstel in uw boekhoudpakket.

Comax Ubl AutoComax Ubl Auto 2

Om het Ubl resultaat te verbeteren, kan u bepaalde instellingen aanpassen in de Comax Split & Merge tool.

Ga daarvoor naar Settings rechts bovenaan. Vervolgens naar Connection Settings.

Comax Ubl Auto resultaat verbeteren

Kies hier welke naam u automatisch geeft wanneer een klant of leverancier niet herkend wordt. In het voorbeeld hierboven hebben we voor klant de naam “Particulier” gekozen en voor leverancier de naam “Overheid”. Er kan ook gewerkt worden met de volgende placeholders:

Comax Ubl Placeholders

Kies vervolgens uw boekhoudsoftware.

4. Combinerende Comax oplossingen

4.1 Comax Mailbox

Het Ubl proces kan aangestuurd worden vanaf de ontvangst van de digitale factuur. Met Comax Mailbox mailt de eindklant de facturen naar een door u gekozen uniek mailadres (cfr. Btwnr-aankoop@naamaccountantskantoor.be)  dat automatisch wordt uitgelezen. Alle bijlagen worden zo gearchiveerd naar een verwerkmap in uw omgeving. Van hieruit kunnen de facturen volautomatisch worden omgezet naar ubl (indien de klant netjes 1 file per factuur aanlevert). Of u kan kiezen om ze eerst te bekijken via de Comax Split & Merge oplossing (indien u moet verifiëren wat de klant juist heeft aangeleverd).

4.2 Comax Query

Met Comax Query krijgt de dossierbeheerder in één oogopslag te zien welke facturen er voor welke klanten klaarstaan voor verdere verwerking. Door te klikken op het aantal facturen, openen deze zich rechtstreeks in de Comax Split & Merge.

Comax Query

5. Technische vereisten

Minimum vereisten voor:

 

PC:                         8 GB Ram, 4 core cpu

PC & Server:     .NET framework 4.7.2, firewall toegang op poort 1433

6. Support

Bij technisch falen, stuur een mail naar SUPPORT@COMAX.BE en u wordt gecontacteerd door een van onze medewerkers. 

Comax Support