Silverfin bracht ons in contact met COMAX. Zij zijn erin geslaagd om onze administratieve taken te automatiseren.  Hierdoor ondervinden we een mooie tijdswinst dankzij een rechtstreekse archivering en klassement. Bijkomend regelt COMAX dat onze digitale dossiers online ter beschikking staan van onze klanten door de juiste linken te leggen met ons klantenportaal.

Verder is er een goede digitale verwerking van facturen tot stand gebracht doordat de gescande facturen nu als UBL kunnen worden ingelezen in de boekhouding. Kortom, COMAX is voor ons een goede dienstverlener die ons bijstaat bij de automatisering en digitalisering van allerhande administratieve processen.

 Via Silverfin zijn we in contact gekomen met COMAX om via hen onze interne processen te automatiseren en te vereenvoudigen. Zo hebben we niet enkel veel dubbel werk kunnen uitsparen maar hebben we ook een zeer mooie tijdsbesparing ondervonden.

Met onze laatste nieuwe module,  COMAX connect, synchroniseren wij onze mappenstructuur automatisch naar Silverfin. Hierdoor kunnen we live gaan met een eigen klantenportaal wat een belangrijk voordeel biedt aan onze eindklanten.

Eind 2015 zochten we naar de juiste oplossingen om onze verschillende software tools te integreren. Silverfin raadde ons COMAX aan als dé software partner voor deze problemen. Dit is dan ook meer dan waar gebleken waar ze als partner echt meedenken naar de juiste oplossingen voor onze onderneming. Dit leverde ons niet enkel een mooie stijging in efficiëntie op door een groeiende automatisatie maar ook een daling van de foutenlast.

Nu, 3  jaren later, zitten we nog steeds aan tafel voor de nodige vervolgstappen.  Het is een zeer prettige samenwerking met COMAX. Wij ervaren ze als professioneel, gedreven, transparant en to the point. Ze hebben ondertussen hun plaats in de markt bewezen en bieden een grote meerwaarde voor heel wat klanten.

KMO Consulting, een boekhoudkantoor gespecialiseerd in een op maat gesneden aanpak voor zijn klant, zocht naar oplossingen om hun verschillende softwarepakketten te laten samenwerken en hun administratieve processen te stroomlijnen. Bart Pessemier, zaakvoeder van KMO Consulting getuigt:

“Dankzij COMAX zijn we er in geslaagd om de volledige administratie rond ontvangstbevestigingen op onze maat te automatiseren waardoor we enorm veel tijd winnen en waardoor ook vervelende schoonheidsfoutjes uitgesloten werden. Daarnaast hebben zij een systeem opgezet waarbij de aanvoer van facturen en documenten door de klanten overzichtelijk en makkelijk wordt gemaakt. Verborgen tijdrovers zoals mails openen, documenten uploaden/downloaden, uitprinten en terug scannen…behoren tot het verleden waardoor we aanzienlijk sneller kunnen werken.
COMAX is een professionele firma die correct en snel werkt. Ze maken waar wat ze beloven: automatisatie op maat van de klant!”

Voor een goede organisatie van een modern accountantskantoor is het essentieel om verschillende softwarepakketten goed op elkaar af te stemmen. Hiervoor zijn een open mind en bijzondere technische expertise vereist. COMAX heeft deze beide in huis.

De software van COMAX zorgt voor tijdsbesparing en optimalisatie van administratieve verwerking m.b.t. ontvangstberichten.

Een innovatieve firma die mee denkt met ons om de administratieve verwerking verder te automatiseren. Zij zijn bij wijze van spreken de lijm tussen de verschillende softwarepakketten. De synchronisatie tussen onze verschillende databanken verloopt prima.
Voor alle problemen bestaat er blijkbaar wel een oplossing.

Als accountantskantoor besloten wij te investeren in de archiveringssoftware van COMAX. Wij kozen voor hun oplossing omdat zij naadloos konden integreren met Admin-DMS van Syneton.

Vanaf nu scannen wij alle documenten rechtstreeks naar de mappen van onze cliënten en dit bovendien met het juiste keyword, vooraf ingestelde bestandsnaam en alle documenten ook nog OCR herkend. Enkele cliënten gebruiken het systeem al om online hun documenten te raadplegen. Door de karakterherkenning kunnen zij vrij snel de juiste info die ze zoeken in hun documenten terugvinden. Sedert de aanschaf van de software, zijn we weer een stapje dichter bij de digitalisering van ons kantoor.

Als accountantskantoor is het voor ons belangrijk dat we zo efficiënt mogelijk werken met een zo groot mogelijke service naar onze klanten toe. Om deze reden hebben wij besloten om een samenwerking met COMAX aan te gaan gelinkt op onze reeds bestaande softwarepakketten.

Zo kunnen wij met de COMAX UBL module gekoppeld aan het Unit4 Venice pakket enorm veel tijd besparen. De facturen worden automatisch omgezet in UBL en rechtstreeks geïmporteerd naar Venice.

COMAX split & merge zorgt er dan weer voor dat wij eenvoudig de nodige documenten kunnen splitsen. Onze klanten sturen gemakkelijk alle facturen door in 1 pdf en met COMAX split & merge kunnen wij deze zeer gemakkelijk en snel splitsen en meteen doorsturen naar het juiste pakket. Zo zit alles digitaal in het boekhoudsysteem en gebeurt de verdere verwerking zeer vlot.

De omzetting naar een volledig digitaal archief werd mogelijk met de oplossingen COMAX ocr & search en COMAX File. Met COMAX File kan iedereen alles correct archiveren in de juiste map en met de juiste naam zodat er geen wanorde in onze mappenstructuur ontstaat. COMAX Ocr & Search zorgt ervoor dat al onze bestanden in ons archief op tekst herkend worden waardoor we elke document gemakkelijk en snel kunnen terugvinden op inhoud.

Dankzij de COMAX Connect module hebben wij onze administratie kunnen digitaliseren en optimaliseren. Niet enkel resulteerde dit voor ons ook in een enorme tijdswinst maar wij hebben hierdoor de service naar onze klanten ook versterkt. Alle administratie wordt maar éénmalig gearchiveerd en komt meteen op de juiste plaatsen terecht. De eindklant heeft digitaal toegang tot zijn administratie waardoor wij ook sneller zijn documenten digitaal doorgestuurd krijgen. Een win voor beide partijen. Facturen komen nu ook automatisch binnen in handige overzichtsmappen per klant. En met behulp van COMAX Query krijgen we meteen een duidelijk overzicht hoeveel er per klant klaarstaan.

Het is zeer fijn om met COMAX samen te werken. Alles verloopt vlot en er zijn veel minder manuele handelingen. Er is een snelle interactie van het team, snelle updates en je krijgt meteen feedback op al je vragen. Er is ruimte voor wederzijdse communicatie.

Wij kunnen COMAX zeker aanbevelen als betrouwe partner in de zoektocht naar een tijdsefficiëntere en digitale aanpak van uw kantoor.

Met Konsilanto zijn wij al lang op zoek naar een manier om ons permanentdossier te delen met onze klant. Het gebeurt immers al te vaak dat de klant op zoek is naar een oprichtingsakte, kredietovereenkomst, etc  en dat hij deze bij ons dient op te vragen. Het zou toch veel gemakkelijker zijn als de klant deze te allen tijde online ter beschikking had. Wij als accountantskantoor hebben deze documenten allemaal opgeslagen in onze verkennerstructuur.

Dankzij COMAX kunnen we deze informatie nu op een makkelijke manier delen met onze klanten. COMAX zorgt voor de synchronisatie van ons permanent dossier naar Clearfacts en Silverfin. Het was een kwestie van goed aan te duiden welke documenten gesynchroniseerd mochten worden en uiteraard ook een uniforme mappenstructuur in onze verkenner (gelukkig was deze al aanwezig).

Als kantoor hebben wij dus zeer weinig werk gehad, de kostprijs van COMAX is heel laagdrempelig en voor onze klant leveren we een grote meerwaarde!

Dankzij de oplossingen van COMAX hebben wij onze interne administratie kunnen optimaliseren en stroomlijnen. De juiste documenten worden op de juiste plaats gearchiveerd waardoor we deze ook makkelijk en automatisch kunnen ter beschikking stellen van onze klanten via COMAX Connect. Dankzij die tool wordt het ook makkelijk voor klanten om ons alles digitaal aan te leveren en makkelijk voor ons om alles digitaal te verwerken.

Klanten hebben nu steeds toegang tot hun belangrijkste documenten, zodat zij ons niet meer (onnodig) moeten bellen voor een kopie omdat wij een beter klassement aanhouden dan zij.